板倉町文書管理規程

(平成15年3月31日規程第3号)

改正	平成17年3月31日訓令第5号	平成18年3月24日訓令第1号
	平成19年3月30日訓令第10号	平成20年10月1日訓令第9号
	平成21年3月24日規程第4号	平成21年6月29日訓令第5号
	平成22年3月31日訓令第2号	平成23年3月10日訓令第4号
	平成26年3月19日訓令第1号	平成28年3月29日訓令第5号
	平成29年5月31日訓令第2号	平成31年2月4日訓令第1号
	令和元年9月25日訓令第2号	令和5年3月23日板倉町訓令第5号

板倉町文書管理規程(平成14年板倉町規程第3号)の全部を改正する。

第1章　総則(第1条－第10条)

第2章　文書の受領、配布及び収受(第11条－第14条)

第3章　文書の処理(第15条－第27条)

第4章　文書の施行等(第28条－第32条)

第5章　文書の整理、保管、保存及び廃棄(第33条－第48条)

第6章　補則(第49条・第50条)

附則

第1章　総則

(趣旨)

第1条　この規程は、事務処理を適正にし、その能率的な運営を図るため、法令その他別に定めるもののほか、文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(用語の定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1)　文書　職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画(写真及びフィルムを含む。以下同じ。)及び電磁的記録(電子的方法、磁気的方法その他人の知覚によっては認識することができない方法で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、職員が組織的に用いるものをいう。

(2)　課　板倉町行政組織条例(昭和60年板倉町条例第9号)第1条に規定する課をいう。

[板倉町行政組織条例(昭和60年板倉町条例第9号)第1条]

(3)　係　板倉町行政組織規則(平成19年板倉町規則第2号。以下「組織規則」という。)第4条に規定する係をいう。

[板倉町行政組織規則(平成19年板倉町規則第2号)第4条]

(4)　所管課　当該文書に係る事案を所掌する課をいう。

(5)　課長　課の長をいう。

(6)　所管係長　当該文書に係る事案を所掌する組織規則第8条に規定する係長をいう。

[組織規則第8条]

(7)　保管　現年度(現年)及び前年度(前年)文書を、所管課の事務室内に収納し、当該所管課長が管理することをいう。

(8)　保存　保管期間が経過した文書を、所管課長から総務課長が引継ぎを受け、文書庫に収納し、管理することをいう。

(9)　未完結文書　供覧によって完結する文書で供覧が終わらないもの、施行を要する文書で施行が終わらないもの及び施行を要しない文書で決裁が終わらないものをいう。

(10)　完結文書　供覧によって完結する文書で供覧が終わったもの、施行を要する文書で施行が終わったもの及び施行を要しない文書で決裁が終わったものをいう。

(11)　電子署名　電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。

ア　当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

イ　当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

(12)　総合行政ネットワーク文書　総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより電子署名が付与され交換される文書をいう。

(13)　文書管理システム　電子計算機により板倉町の文書事務を処理するシステムをいう。

(14)　電子文書　文書のうち電磁的記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。

(15)　紙文書　文書のうち電子文書以外の文書をいう。

(16)　電子決裁　板倉町事務専決規程(平成19年板倉町訓令第12号。第18条及び第24条において「専決規程」という。)第2条第1号に規定する決裁を文書管理システム上で行うことをいう。

[板倉町事務専決規程(平成19年板倉町訓令第12号)第2条第1号]

(17)　紙起案決裁　文書管理システムから出力した起案用紙により決裁することをいう。

(事務処理の原則)

第3条　事務処理は、次に掲げる場合を除き、文書を作成して行うことを原則とする。ただし、第1号の場合においては、事後に文書を作成するものとする。

(1)　意思決定と同時に文書を作成することが困難である場合

(2)　処理に係る事案が極めて軽微なものである場合

2　文書は、事務能率の向上に役立つように正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過及び責任の所在を明確にしておかなければならない。

3　文書は、公文書の公開に伴い、正確に、やさしく、わかりやすくすることを基本として作成し、町民の利用に役立つよう、適切に管理しなければならない。

(総務課長の職責)

第4条　総務課長は、町における文書に関する事務(以下「文書事務」という。)を総括する。

2　総務課長は、文書事務の適正化及び迅速性を図るため、必要な指導及び改善に努めなければならない。

3　総務課長は、必要と認めるとき、各課の文書事務の処理状況について随時調査し、必要な措置をとることができる。

(課長の職務)

第5条　課長は、常に所掌する文書事務が、適正かつ円滑に処理されるように努めなければならない。

(文書主任)

第6条　課長の命を受け、次に掲げる文書事務を行うため、係に文書主任を置く。

(1)　文書の収受及び発送に関すること。

(2)　文書の審査に関すること。

(3)　文書処理の進行管理に関すること。

(4)　文書の整理、保管、保存及び引継ぎに関すること。

(5)　その他文書事務に関し必要なこと。

2　文書主任は、課長が所属職員から選任する。

3　課長は、文書主任を選任し、又は選任替えしたときは、その氏名を総務課長に報告しなければならない。

(文書主任会議)

第7条　総務課長は、文書事務に関し、総合的な連絡調整を図る必要があると認められるときは、文書主任会議を招集することができる。

(電子文書取扱主任)

第7条の2　総合行政ネットワーク文書(以下「LGWAN文書」という。)の受信及び送信並びに電子署名に関する事務を行わせるため、総務課に電子文書取扱主任を置く。

2　電子文書取扱主任は、総務課長が所属職員のうちから指名する。

(フォルダ)

第8条　総務課は、課に備えるフォルダのほか、次のフォルダを備えるものとする。

(1)　例規令達簿(別記様式第1号)

[別記様式第1号]

(2)　特殊文書収受・交付簿(別記様式第2号)

[別記様式第2号]

(3)　請願・陳情受付簿(別記様式第3号)

第9条　文書の種類は、次の各号に掲げるとおりとする。

(1)　例規令達文書

ア　条例　地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定に基づき制定するもの

イ　規則　地方自治法第15条の規定に基づき制定するもの

ウ　告示　法令又は権限に基づいて、町民の権利義務に関係のある事項を一般に周知するもの

エ　公告　一定の事実を一般に周知させるもの

オ　訓令　町長がその権限の行使又は職務の執行について、所属機関又は職員に対し、職務運営上の基本的な事項を指揮命令するもの

カ　指令　申請、願等に基づき相手方に対し、許可し、認可し、又はある行為を命令し、若しくは指示するもの

キ　達　特定の相手方に対し、申請、願等に基づかず特定の事項を命令し、禁止し、停止し、又は既に与えた許可、認可等を取り消すもの

(2)　一般文書

ア　通達　上級行政機関が下級行政機関に対し、又は上司が所属職員に対し、職務の運営上の細目的事項、法令の解釈、運用方針等を指示するもの

イ　通知　特定の相手方に対し、一定の事実、処分又は意思を知らせるもの

ウ　依頼　相手方に対し、その義務に属さない一定の事項を行うことを求めるもの

エ　照会　相手方に対し、一定の事項を問い合わせるもの

オ　回答　照会、依頼、協議等に対し、応答するもの

カ　報告　義務を前提として上司又は上級行政機関に対し、事件その他について、事実、経過等を知らせるもの

キ　協議　相手方に対し、一定の事項に関して相談をし、若しくは打合せをし、又は了解若しくは同意を求めるもの

ク　申請　私人が行政機関に対し、又は下級行政機関が上級行政機関に対し、許可、認可、承認、補助その他一定の行為を求めるもの

ケ　進達　申請書、願書等を上級行政機関に取り次ぐもの

コ　副申　他の行政機関に取り次ぐ申請書、願書等に意見を付すもの

サ　諮問　行政機関が附属機関その他の機関に対し、一定の事項について意見を求めるもの

シ　答申　諮問を受けた機関が、その諮問を受けた事項について意見を述べるもの

ス　建議　附属機関その他の機関がその属する行政機関又はその他の関係機関に対し、将来の行為に関して意見を述べるもの

セ　願　職員が上司に対し、又は住民が行政機関に対し、軽易な行為を求めるもの

ソ　届　法令又は行政機関の命令に基づいて、事前又は事後に一定の事実を届け出るもの

タ　証明　特定の事実、事実の真正又は法律関係の有無を公に証するもの

チ　契約　意思表示の合致した内容を表示し、証するため相手方と取り交わすもの

ツ　辞令　任免、給与等の人事上の異動について通知するもの

テ　表彰　相手方の功績等をたたえるためのもの

ト　送付　相手方に対し、文書、物品等を到達させるもの

ナ　勧告　権限に基づき、特定の事項について相手方に一定の行為をすること又はしないことを勧めるもの

ニ　上申　職員が上司に対して、又は下級機関が上級機関に対して事実、意見等を申し述べるもの

ヌ　内申　主として行政機関の内部における人事に関する事項について、上申するもの

ネ　伺　事案の処理に当たり、決裁権を有する者の意思決定を受けるためのもの

ノ　復命　上司から命ぜられた事項について、その内容、結果等を報告するもの

ハ　供覧　事案の処理に当たり、意思決定をしないで、関係者に閲覧させるもの

ヒ　事務引継　職員が転任、出向、退職、休職、停職等となった場合、その担当する事務を後任者、又は上司の指名する職員に引継ぐもの

(文書記号・番号等)

第10条　文書には、文書記号、文書番号及び日付を付して処理しなければならない。

2　例規令達文書の文書記号は、次の各号に掲げる文書の種類に応じ、当該各号に定めるとおりとする。

3　例規令達文書(指令及び達を除く。)の文書番号は、例規令達文書の種類ごとに暦年による一連番号とし(公告にあっては、文書番号を付さず暦年による管理とする。)、指令及び達の文書番号は、会計年度(以下「年度」という。)による一連番号とする。

4　例規令達文書の文書番号は、総務課長が例規令達簿により、管理する。

5　一般文書の文書記号は、別表第1のとおりとする。

[別表第1]

6　一般文書の文書番号は、庁内イントラネットシステムにおける文書管理システムにより、年度による一連番号とする。

7　年度内の同一事件の文書については、同一の番号を用いることができる。

8　同一種類の文書のうち所管課長が必要であると認める同一件名の文書については、あらかじめ、同一件名のものごとに一の番号を定め、当該番号ごとに枝番号を表示することができる。

9　第1項の規定にかかわらず、次の各号に掲げるものに関しては、一般文書に文書記号又は文書番号を付さずに処理することができる。

(1)　証明、表彰等に関する文書

(2)　課の内部、又は相互間においてのみ施行する文書

(3)　法令等の規定により文書処理簿に代わるものに記載することとされている文書

(4)　前各号に掲げるもののほか、総務課長が適当と認める文書

第2章　文書の受領、配布及び収受

(受領)

第11条　町に到達した文書は、総務課において受領するものとする。ただし、課に直接到達した文書は、当該課又は出先機関において受領するものとする。

2　郵便料金の未納又は不足の文書は、総務課長が公務に関するものであると認めるものに限り、未納又は不足の郵便料金を支払って受領することができる。

(配布)

第12条　総務課において受領した文書は、次の各号により取り扱うものとする。

(1)　町長及び町あての文書並びに所管課の明確でない文書は、これを開封して課別に分類し、文書配布棚により所管課へ配布する。ただし、緊急の処理を要すると認められる文書については、所管課の文書主任等に連絡して直接配布しなければならない。

(2)　前号に該当しない文書は、これを開封せず、文書配布棚により配布する。ただし、緊急の処理を要する文書は、前号ただし書の規定を準用する。

(3)　書留郵便、簡易書留郵便、現金書留郵便、内容証明郵便、配達記録郵便等(以下「特殊文書」という。)は、閉封のまま、特殊文書収受・交付簿に記載し、所管課へ直接配布して受領印を徴する。ただし、所管課の不明な文書については、開封して処理することができる。

(4)　請願書及び陳情書は、請願・陳情受付簿に記載し、所管課へ直接配布して受領印を徴する。

(5)　2以上の課に関係のある文書は、最も関係の深いと認められる課に配布するものとする。

(6)　LGWAN文書を受信した場合は、電子文書取扱主任が次に掲げるところにより処理するものとする。

ア　受信したLGWAN文書の電子署名を検証すること。

イ　受信したLGWAN文書の形式を確認し、当該文書の発信者に対して、形式上の誤りがない場合は受領通知を、形式上の誤りがある場合は否認通知をそれぞれ送信すること。

ウ　受領通知を送信した当該文書は、庁内イントラネットシステムの電子メール(第31条の3において「電子メール」という。)により配布すること。

[第31条の3]

(収受)

第13条　課の文書主任は、第11条第1項ただし書により直接課に到達した文書又は前条の規定により配布を受けた文書(以下「収受文書」という。)について、文書管理システムにフォルダ情報、文書情報及び収受情報を入力して、文書番号を取得し、収受文書の右下端に受付印(別記様式第5号)を押印し、文書番号を記入しなければならない。ただし、次の各号については、文書管理システムへの入力及び受付印の押印を省略することができる。

[第11条第1項] [別記様式第5号]

(1)　単なる通知、案内状その他これらに類するもの

(2)　新聞、雑誌、冊子その他これらに類するもの

(3)　法令等の規定により文書処理簿に代わるものに記載することとされている文書

(4)　その他軽易な文書(通常郵便物で第2種から第4種)で処理経過を必要としないもの

(5)　前各号に掲げるもののほか、総務課長が適当と認める文書

2　経由文書は、当該経由文書の右上部余白に経由印(別記様式第6号)を押印し、文書経由処理簿(別記様式第7号)により、所管課長の決裁を受けて処理するものとする。

[別記様式第6号] [別記様式第7号]

3　課の文書主任は、収受文書が当該課の所管に属さないものであると認めるときは、直ちに総務課へ返送し、各課相互に転送してはならない。

4　課に直接到達した文書のうち、請願書及び陳情書は、総務課に送付しなければならない。

(収受文書の電子化)

第13条の2　紙文書の収受文書は、文書管理システムに入力する場合は電子化するものとする。ただし、次に掲げる収受文書は、電子化を省略することができる。

(1)　本、冊子、カタログ及びパンフレット等

(2)　図面及び写真等

(3)　契約書

(4)　電算システムから出力する帳票類

(5)　改ざん防止用紙を用いた文書又は改ざん防止措置を施された文書

(6)　法令等により紙文書としての保管及び保存が義務付けられているもの

(7)　その他主管課長が電子化が困難と判断した文書で相当の理由のあるもの

2　電子化された収受文書は、当該文書の完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算し1年間保存した後、主管課により廃棄する。

(勤務時間外に到達した文書の取扱い)

第14条　勤務時間外に到達した文書は、当直員が受領し、総務課に引継ぐものとする。

第3章　文書の処理

(文書の事務処理)

第15条　文書主任は、収受文書の処理を担当すべき職員(以下「担当職員」という。)へ当該収受文書を配布し、担当職員は、次に掲げるところにより、直ちにこれを処理しなければならない。

(1)　収受文書が起案による処理が必要なものは、速やかに、処理案を起案しなければならない。

(2)　起案に着手する前に供覧する必要がある文書については、速やかに、関係者に供覧しなければならない。

(3)　収受文書が起案による処理を必要とせず、供覧によって完結するものは、速やかに、供覧しなければならない。

(4)　前2号の供覧は、文書管理システムにより供覧するものとする。ただし、第13条の2ただし書による文書については、供覧添付文書処理票(別記様式第8号)を添付することにより供覧するものとする。

[第13条の2] [別記様式第8号]

(5)　供覧文書のうち他の課に関係あるものは、その写しを送付することをもって、これに代えることができる。

(文書の起案)

第16条　文書の起案は、起案用紙(別記様式第9号)を用いて行うものとする。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。

[別記様式第9号]

(1)　処理について一定の帳票が定められているもの

(2)　定例又は軽易な起案で、文書の余白又は文書管理システムに入力した方が効率的と所管課長が認めたもの

(起案の要領)

第17条　文書の起案は、次の各号に掲げるところにより、丁寧かつ簡潔に起案する文書(以下「起案文書」という。)を作成しなければならない。

(1)　起案文書には、すべて件名を付し、起案年月日、起案者、起案理由、情報公開等に関する事項、関係する法令等の規定、経費を伴う事案の起案にあたっては予算措置等その他必要事項を記載し、かつ、関係書類を添付しなければならない。ただし、定例的又は軽易なものについては、この限りではない。

(2)　起案文書は、原則として1件ごとに作成するものとする。ただし、関連した事項のものについては、支障のない限り一括して作成することができる。

2　起案文書を作成したときは、文書管理システムに、フォルダ情報、文書情報及び起案情報を入力して登録し、文書番号を取得しなければならない。ただし、第13条の2ただし書の規定は起案文書について準用し、当該文書を添付するときは、文書管理システムから起案添付文書処理票(別記様式第10号)を出力し添付するものとする。

[第13条の2] [別記様式第10号]

(回議)

第18条　起案文書は、専決規程の定めるところにより、当該事務の決裁区分に従い、順次上司の回議を経て決裁又は専決の権限を有する者(以下「決裁責任者」という。)に回議し、決裁又は専決を受けなければならない。

[専決規程]

2　起案文書の記載事項について修正をしたときは、当該修正をした者は、その箇所に修正した旨の表示をしなければならない。

(文書主任の審査)

第19条　起案文書(第16条各号に規定する起案文書は除く。)は、所管係長の回議を受けた後、文書主任の審査を受けなければならない。

[第16条各号]

2　文書主任は、前項に規定する審査は、次に掲げる事項について行うものとする。

(1)　起案文書の形式、用語、用字の適否

(2)　法令等の規定の適否

(3)　その他起案文書を施行する上で必要と認められる事項

(合議)

第20条　起案文書の内容が、他の課の事務に関係がある場合には、所管課長の回議を経た後、当該起案文書を関係する課長に合議しなければならない。

2　合議を受けた者は、直ちに起案文書の確認を行い、合議された事案に対して異議があるときは、速やかに所管課長と協議しなければならない。

3　前項の協議の結果、なお意見が相違して一致しない場合は、その意見を添えて上司の決裁を受けなければならない。

4　所管課長は、合議を経た文書についてその内容を変更し、又は廃案にしたときは、その旨を合議した関係課長に通知しなければならない。

(総務課長に合議する起案文書)

第21条　次の各号に掲げる起案文書は、所管課長の回議を経た後、総務課長に合議しなければならない。

(1)　条例及び規則に係るもの

(2)　告示及び訓令に係るもの

(3)　法令の解釈及び運用に係るもので重要なもの

(4)　行政事件訴訟、民事訴訟、不服申立て等に係るもので重要なもの

(5)　議会の議決又は同意等を要するもの

2　前項に規定する起案文書で、他の課に合議を要するときは、当該他の課に合議を経た後、総務課長に合議するものとする。

(重要文書等の回議又は合議)

第22条　起案の内容が重要若しくは異例なもの、秘密の取扱いを要するもの又は至急の施行を要するものは、起案者又はその上位の職にある者が持ち回って回議又は合議しなければならない。

2　文書管理システムで電子決裁を受けるもので重要なものは「重要」と、至急の施行を要するものは「至急」と入力し、秘密の取扱いを要するものは閲覧レベルを「極秘」と入力しなければならない。

(文書の認印)

第23条　回議及び合議を受けた者並びに起案者は、電子決裁にあっては文書管理システム上により処理を行い、紙起案文書にあっては起案文書の所定欄に認印をしなければならない。

(代決による処理)

第24条　決裁責任者が不在のため、専決規程の定めるところによる代決をしようとするときは、「代」の表示をした上、代決した者が電子決裁にあっては文書管理システム上により処理を行い、紙起案文書にあっては認印しなければならない。

[専決規程]

2　前項の規定により代決した者は、事後、遅滞なくその事項を決裁責任者に報告しなければならない。

(後閲による処理)

第25条　決裁責任者以外の者が不在の場合で、その事案の処理に急を要するときは、所管の上席者の承諾を得て、「後閲」の表示をし、決裁責任者の決裁を受けることができる。この場合において、起案者は、事後、紙起案決裁においては遅滞なく不在であった者の認印を受け、電子決裁にあっては、不在であった者は、文書管理システム上の処理を行わなければならない。

2　前項の規定は、供覧文書に準用する。

(緊急の処理)

第26条　緊急に処理する必要があり、かつ、起案による処理を行う暇がないときは、上司の承認を得て、直ちに口頭により処理することができる。この場合においては、事後速やかに起案による処理を行わなければならない。

(決裁年月日)

第27条　起案者は、電子決裁にあっては文書管理システム上の処理を行い、紙起案決裁にあっては起案用紙について決裁がされたときは、直ちに、起案用紙の所定の欄に決裁年月日を記入しなければならない。

第4章　文書の施行等

(文書の浄書及び照合)

第28条　決裁を終えた起案文書(以下「決裁文書」という。)で浄書の必要のあるものは、所管課において浄書するものとする。

2　浄書した文書は、速やかに決裁文書と照合しなければならない。

(施行文書の文書記号、文書番号及び日付)

第29条　決裁文書の施行に用いる文書(以下「施行文書」という。)には、第10条第5項及び同条第6項に規定する文書記号及び文書番号並びに日付を付けなければならない。ただし、次の各号については、この限りではない。

[第10条第5項] [第10条第6項]

(1)　単なる通知、案内状その他これらに類するもの

(2)　新聞、雑誌、冊子その他これらに類するもの

(3)　法令等の規定により文書処理簿に代わるものに記載することとされている文書

(4)　その他軽易な文書(通常郵便物で第2種から第4種)で処理経過を必要としないもの

(5)　前各号に掲げるもののほか、総務課長が適当と認める文書

2　施行文書の日付は、法令その他別に定めがあるものを除き、当該文書を公布若しくは公表し、又は発送する年月日とする。

(文書の発信者名)

第30条　文書の発信者名は、法令その他別に定めがあるものを除き、文書の性質又は内容により、町名、町長名、副町長名、課長名を用いるものとする。

2　施行文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じ、当該文書に担当者の課名、係名、氏名、及び電話番号を記載するものとする。

(公印の押印)

第31条　施行文書には、板倉町公印規程(昭和30年板倉町規程第1号)の定めるところにより公印を押印し、必要に応じて決裁を終えた起案文書と契印しなければならない。ただし、次に掲げる文書は、公印及び契印を省略することができる。

[板倉町公印規程(昭和30年板倉町規程第1号)]

(1)　報告、照会、回答その他法的効果を生じない軽易な文書

(2)　刊行物、資料等の送付文書

(3)　案内状、礼状、あいさつ状等の書簡文書で軽易な文書

(4)　前各号に掲げるもののほか総務課長が適当と認めた文書

(電子署名)

第31条の2　前条の規定にかかわらず、LGWAN文書については、電子署名を付与するものとする。

2　施行文書に電子署名を受けようとする者は、電子署名を付与する文書に係る決裁文書を電子文書取扱主任に提示し、電子署名を付与することを請求するものとする。

3　電子文書取扱主任は、前項の規定による請求を受けたときは、電子署名を付与すべき文書を当該文書に係る決裁文書と照合審査し、相違がないことを確認して電子署名を付与するものとする。

4　第1項の電子署名を付与するために必要な鍵情報等の発行等の事項は、別に定める。

(施行文書の発送及び発信)

第31条の3　施行文書の発送及び発信は、郵送、直接、ファクシミリ又は電子メールによるものとし、ファクシミリ又は電子メールによる発信の場合は、主管課において処理するものとする。

2　前項の規定により発信された文書は、施行文書とする。

(郵送による文書の発送等)

第32条　施行文書の郵送は、原則として週3回とし、総務課において行う。ただし、特に急を要する文書又は重要な文書等で総務課長が認めた文書は、その都度所管課において発送することができる。

2　前項の規定により総務課に文書の発送を依頼しようとするときは、所管課において施行文書に宛先、発信課名及び発信年月日を明記し、料金後納印(別記様式第11号)を押印し、郵送依頼票(別記様式第12号)に所要事項を記入の上、総務課に提出するものとする。

[別記様式第11号] [別記様式第12号]

3　当日の郵送による発送を希望する場合は、前項に規定する手続きを行い、午後3時までに総務課に提出しなければならない。

4　総合行政ネットワークの文書交換システムにより文書を送信するときは、電子文書取扱主任において行うものとする。

5　前項の規定により送信された文書は、施行文書とする。

第5章　文書の整理、保管、保存及び廃棄

(文書の整理及び保管)

第33条　文書は、常に整理整頓するとともに紛失、盗難等に遭わないように留意し、特に重要なものについては、非常災害に際して持ち出せるようにしておかなければならない。

2　文書は、別に定める文書科目・保存年限表(以下「文書科目表」という。)を分類基準に従い整理し、保管しておかなければならない。

3　文書科目表の分類基準は、毎年1回見直しを行い、必要と認める場合には改定を行う。

(文書科目表の整理)

第33条の2　文書主任は、毎年4月末日までに、文書科目表(別記様式第12号の2)を2部作成するものとし、主管課長は、その1部を保管し、他の1部を総務課長に提出しなければならない。

[別記様式第12号の2]

2　前項の規定により主管課において保管する文書科目表には、文書主任において当該年度の記載事項の変更を記録するものとし、主管課長は、変更の都度これを総務課長に届け出なければならない。

(未完結文書の整理保管)

第34条　未完結文書は、その処理に支障のないよう、常にその所在を明らかにし、確実に保管しておかなければならない。

(完結文書の整理保管)

第35条　完結文書は、処理経過、分類種別、認印等につきその完否を確認し、不備があるときはその措置を講じ、文書科目表の分類基準に従い保管しておかなければならない。

2　前項により保管された文書は、所管課において翌年度の末日まで保管しなければならない。

(完結した文書の編集)

第36条　完結した文書は、課において次の各号により編集、製本し、完結した電子文書は、文書管理システムにおいて完結処理を行い登録しなければならない。この場合において、課の文書主任は、その編集、保存、年限、分類等について指導するものとする。

(1)　完結した文書の編集は、会計年度又は暦年ごとに文書科目表の分類基準に基づいて行うこと。

(2)　編集の順序は、完結年月日順とすること。

(3)　編集したフォルダには、所定の表示及び表紙・背表紙(別記様式第13号)を付け、フォルダ名等を記入すること。

[別記様式第13号]

(4)　フォルダは、A4版で厚さおおむね8センチメートルを限度とし、紙数の多寡により分冊し、又は2年分若しくは2年度分以上合冊して製本することができる。この場合において、分冊したフォルダにはその旨の番号を付け、合冊したフォルダには区分紙等により、年又は年度区分を明らかにすること。

(5)　完結した文書がその内容等から2以上のフォルダに関係するときは、最も関係深いフォルダに編集すること。

(6)　保存期間を異にする完結した文書が相互に関係があり、同一フォルダに編集することが適当であると認めるときは、最も長い保存期間に従い編集すること。

(7)　図面、カード、資料等でフォルダとして編集することが困難なものは、適宜、箱又は袋に収めて別に保管すること。

(保存期間)

第37条　完結文書の保存期間は、30年、10年、5年、3年及び1年とする。

2　前項に規定する保存期間は、別表第2に掲げる保存期間基準に基づき、文書科目表に分類基準ごとに定める期間とする。ただし、法令等により保存期間の定めがある文書は、それぞれ法令等の定める年限による。

[別表第2]

3　文書の保存期間は、当該文書の完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算するものとする。ただし、暦年による文書の保存期間は、当該文書の完結した日の属する年の翌年の1月1日から起算するものとする。

(保存文書の引継)

第38条　所管課長は、第35条第2項に規定する保管期間を経過した文書(以下「保存文書」という。)について、毎年、総務課長の指定する日及び方法により引き継ぐものとする。ただし、1年保存の文書及び常用文書については、この限りでない。

[第35条第2項]

2　前項の規定により引き継がれた保存文書(以下「総務課保存文書」という。)は、総務課において適切に保存するものとする。

(所管課における保存)

第39条　前条第1項本文の規定にかかわらず、保存文書が事務処理上の規範となるもの及び執務のため常時閲覧する必要のあるものは、所管課において保存することができる。

(出先機関における保存)

第40条　出先機関における文書の保存は、あらかじめ所管課長が指定する場所へ移替えて保存しなければならない。

(保存文書の調査)

第41条　総務課長は、毎年5月末日までに、各課の保存文書について調査するものとする。

2　総務課長は、前項の規定による調査の結果、不備があると認められるときは、所管課長に対し、その補正を求めることができる。

(書庫の管理)

第42条　書庫は、総務課長が管理するものとする。

2　書庫の開閉は、原則として勤務時間内とし、書庫内においては喫煙その他一切の火気を使用してはならない。

(保存文書の閲覧等)

第43条　職員は、職務上必要があるときは、総務課保存文書の閲覧をし、又は総務課長の承認を得て貸出しを受けることができる。

2　前項の規定により総務課保存文書の貸出しを受けようとする職員は、保存文書貸出簿に必要事項を記入し、総務課長の承認を得なければならない。

3　総務課保存文書の貸出期間は、7日以内とする。ただし、総務課長がやむを得ない理由があると認めたときは、この限りではない。

4　総務課長は、貸出期間中であっても必要があると認めたときは、当該貸出しをした文書を返却させることができる。

5　総務課保存文書は、いかなる理由があっても抜取り、取替え、若しくは訂正又は他に転貸等してはならない。

6　総務課保存文書は、非常災害による場合のほかは庁外へ持ち出してはならない。ただし、やむを得ない事情によりあらかじめ総務課長の承認を受けたときは、この限りでない。

(出先機関等の保存文書の閲覧等)

第44条　前条の規定は、所管課で保存している文書及び出先機関において保存している文書に準用する。この場合において、「総務課長」とあるのは「所管課長」と読み替えるものとする。

(保存文書の廃棄)

第45条　総務課長は、毎年5月末日までに保存期間の経過した保存文書を廃棄するものとする。この場合において、総務課長は、事前に、廃棄協議書(別記様式第14号)を作成し、当該廃棄すべき文書の所管課と協議するものとする。

[別記様式第14号]

2　第37条第1項に規定する保存期間が1年の文書及び第40条の規定により保存され保存期間を経過した文書は、所管課長が廃棄決定書(別記様式第15号)により廃棄するものとする。なお、廃棄決定書は2部作成し、1部を保管し、1部を総務課長へ提出するものとする。

[第37条第1項] [第40条] [別記様式第15号]

3　保存文書の廃棄は、裁断、溶解、消去その他不正な利用をされない方法によるものとする。

(随時廃棄)

第46条　所管課長は、保存する必要のないと認める完結文書(第13条第1項各号に掲げるものを含む。)については、随時廃棄することができる。

[第13条第1項各号]

2　前項の規定による廃棄は、裁断、溶解、消去その他所管課長が適切と認める方法で行うものとする。

(保存期間の延長)

第47条　第45条第1項の規定にかかわらず、保存期間を満了した文書であっても、特別の事情を有する次に掲げる文書は、当該各号に掲げる間、保存期間を延長するものとする。

[第45条第1項]

(1)　監査、検査等の対象になっている文書　当該監査、検査が終了するまでの間

(2)　現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされる文書　当該訴訟が終結するまでの間

(3)　現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされる文書　当該不服申立てに対する裁決の日の翌日から起算して1年間

(4)　板倉町情報公開条例(平成13年板倉町条例第12号)に基づく開示請求があった文書　開示請求に係る措置の決定の日の翌日から起算して1年間

[板倉町情報公開条例(平成13年板倉町条例第12号)]

(5)　個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)に基づく開示請求等があった文書　開示請求に係る措置の決定の日の翌日から起算して1年間

(6)　職務の遂行上必要がある文書　必要な期間

2　前項の規定により保存期間を延長しようとするときは、総務課長にその理由を示して、保存期間延長協議書(別記様式第16号)を作成するものとする。

[別記様式第16号]

(歴史資料の移管)

第48条　総務課長は、廃棄を予定している文書のうち、歴史資料として重要であると認められるものは、町史編さん事務の所管課長と協議の上、当該所管課長に移管するものとする。

第6章　補則

(文書整理期間)

第49条　総務課長は、文書の整理整頓及び不要文書の廃棄を促進するため、毎年文書整理期間を設けるものとする。

(委任)

第50条　この規程に定めるもののほか、文書の取扱いについて必要な事項は、総務課長が別に定める。

附　則

(施行期日)

この規程は、平成15年4月1日から施行する。

附　則(平成17年3月31日訓令第5号)

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

附　則(平成18年3月24日訓令第1号)

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

附　則(平成19年3月30日訓令第10号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附　則(平成20年10月1日訓令第9号)

この訓令は、公布の日から施行する。

附　則(平成21年3月24日規程第4号)

この規程は、平成21年4月1日から施行する。

附　則(平成21年6月29日訓令第5号)

この訓令は、平成21年7月1日から施行する。

附　則(平成22年3月31日訓令第2号)

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

附　則(平成23年3月10日訓令第4号)

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

附　則(平成26年3月19日訓令第1号)

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

附　則(平成28年3月29日訓令第5号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

附　則(平成29年5月31日訓令第2号)

この訓令は、平成29年6月1日から施行する。

附　則(平成31年2月4日訓令第1号)

この訓令は、平成31年2月12日から施行する。

附　則(令和元年9月25日訓令第2号)

この訓令は、令和元年10月1日から施行する。

附　則(令和5年3月23日板倉町訓令第5号)

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

別表第1(第10条関係)

課名	文書記号
総務課	板総
企画財政課	板企
税務課	板税
住民環境課	板住
福祉課	板福
健康介護課	板健
産業振興課	板産
都市建設課	板都
会計課	板会

別表第2(第37条関係)

保存期間基準

保存期間	基準
30年保存	(1)　例規類の制定、改廃に関する文書
	(2)　将来の例証となる重要文書
	(3)　告示に関する文書
	(4)　歳入歳出予算書及び決算書原義
	(5)　町議会の会議録及び議決報告書
	(6)　不服申立、訴訟、和解等に関する文書
	(7)　諮問、答申等に関する特に重要な文書
	(8)　表彰及び褒賞等に関する文書
	(9)　行政委員会及び附属委員会の委員の任免に関する文書
	(10)　職員の任免、賞罰及び履歴等に関する文書
	(11)　恩給、退職手当、公務災害補償等に関する文書
	(12)　三役の事務引継に関する書類
	(13)　原簿、台帳、図面等で特に重要な文書
	(14)　統計、調査研究報告書等で特に重要な文書
	(15)　町有財産の取得、処分、登記に関する文書
	(16)　町立学校、公共施設等の設置、廃止に関する文書
	(17)　町の配置分合、境界変更に関する書類
	(18)　町字の名称、区域変更に関する文書
	(19)　町の沿革及び町史の資料となる重要文書
	(20)　町行政の総合的な計画に関する文書
	(21)　町事業の実施計画及びその実施に関し特に重要な文書
	(22)　陳情に関する特に重要な文書
	(23)　契約書等で特に重要な文書
	(24)　町債及び借入金に関する特に重要な文書
	(25)　前号のほか、11年以上保存が必要と認められる文書
10年保存	(1)　通知、申請、届出、報告、進達等で重要な文書
	(2)　官報、県報
	(3)　予算、決算及び出納に関する帳票及び証拠書類で特に重要な文書
	(4)　町税及びその他の効果に関する特に重要な文書
	(5)　人事、給与に関するもので30年保存に属さない重要文書
	(6)　決算を終えた工事の設計書及び実施関係書類
	(7)　諮問、答申に関する文書で30年保存に属さない文書
	(8)　契約書等で30年保存に属さない文書
	(9)　請願に関する文書
	(10)　原簿、台帳、図面等で30年保存に属さない文書
	(11)　寄付採納に関する重要な文書
	(12)　財産、公共施設その他の物件で使用貸借契約に関する文書
	(13)　外国人登録に関する書類で30年保存に属さない文書
	(14)　国、県等の補助金に関する重要な文書
	(15)　監査に関する文書
	(16)　前号のほか、6年以上保存が必要と認められる文書
5年保存	(1)　通知、申請、届出、報告、進達等で30、10年保存に属さない文書
	(2)　非常勤、臨時職員の雇用等に関する書類
	(3)　諮問、答申に関する文書で30年保存に属さない文書
	(4)　業務委託に関する書類
	(5)　前号のほか、4年以上保存が必要と認められる文書
3年保存	(1)　文書の収受、発送に関する文書
3年保存	(2)　前号のほか、2年以上保存が必要と認められる文書
1年保存	(1)　照会、回答及び報告等の書類で特に軽易な文書
1年保存	(2)　前号のほか、1年間保管が必要と認められる文書