○板倉町戸籍情報システムに係るデータ保護管理規程
(令和5年3月30日板倉町訓令第6号)
板倉町戸籍事務電子情報処理組織に係るデータ保護管理管理規程(平成14年板倉町規程第6号)の全部を改正する。
(目的)
第1条
この規程は、個人情報の保護に関する法律、個人情報の保護に関する法律施行令、個人情報の保護に関する法律施行規則、板倉町個人情報の保護に関する法律施行条例及び板倉町個人情報の保護に関する法律施行細則に定めるもののほか、住民環境課における戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理について、必要な事項を定め、戸籍データ保護の適正な運営を確保することを目的とする。
(用語の定義)
第2条
この規程において次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
(1)
戸籍情報システム クラウドサービス上の仮想環境に設置した戸籍サーバ及び住民環境課に設置した戸籍専用端末により戸籍事務、附票事務及び人口動態調査等の戸籍関連事務(以下「戸籍等事務」という。)を行うシステムをいう。
(2)
戸籍データ 戸籍情報システムで取り扱われる入出力データをいう。
(3)
磁気ディスク等 戸籍データに係る情報を記録された磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他これらに類する情報を記録する媒体をいう。
(4)
ドキュメント クラウド運用マニュアル、端末運用マニュアル、詳細設計書、構成情報管理ファイルその他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(処理の基本方針)
第3条
戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、適正な個人情報の取扱いに努めなければならない。
(戸籍データ保護管理者の設置)
第4条
戸籍情報システムの適正な運用及び戸籍データ保護について統括的管理を行うため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、住民環境課長をもってこれに充てる。
(保護管理者の職務)
第5条
保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し、戸籍データが適確に管理されるよう努めなければならない。
2
保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。
3
保護管理者は、戸籍情報システムに事故が発生したときは、速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、町長に報告しなければならない。
(戸籍データ取扱責任者)
第6条
保護管理者を補佐するため、データ取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、戸籍年金係長をもってこれに充てる。
(戸籍データ保護)
第7条
保護管理者は、戸籍データの漏えい、滅失及び毀損等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2
戸籍情報システムの処理が可能な端末装置は、来庁者から内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。
3
入出力された戸籍データは、電算処理を行う他の業務と連動して処理し、又は、これを他の業務に利用してはならない。
4
入出力された戸籍データが不要となったときは、速やかに、裁断その他の復元できない方法により処分しなければならない。
(磁気ディスク等の管理)
第8条
保護管理者は、磁気ディスク等を次に掲げる方法により適正に管理しなければならない。
(1)
持ち運び可能な磁気ディスク等については、施錠ができ、かつ、持ち運びができない保管用具等に保管するものとし、その安全を確保するとともに使用に関して厳重な管理をすること。
(2)
持ち運び可能な磁気ディスク等の作成及び受払いをするときは、名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3)
廃棄するときは、記録された内容を全て消去した上で裁断その他の復元できない方法により処分すること。
2
クラウドサービスは、外部認証のＰＣＩＤＳＳ(クレジットカード情報の保護のセキュリティ基準をいう。以下同じ。)を取得しているデータセンターで提供されるものでなければならない。この場合において、保護管理者は、戸籍サーバにおける磁気ディスク等の適切な管理の実施を担保するため、必要に応じて、戸籍情報システム事業者に対しＰＣＩＤＳＳの認証が継続していることを示す書類等の提出を求めることができる。
(出力帳票の管理)
第9条
保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票を次に掲げる方法により適正に管理しなければならない。
(1)
保管しておく必要がある出力帳票は、施錠ができ、かつ、持ち運びができない保管用具等に保管するものとし、その安全を確保すること。
(2)
保管しておく必要がある出力帳票は、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3)
出力帳票を廃棄するときは、焼却、裁断その他の復元できない方法により処分すること。
(ドキュメントの管理)
第10条
取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2
取扱責任者は、ドキュメントを外部へ持ち出し、複写し、又は廃棄するときは、保護管理者の承認を受け、外部に情報が流出しないように適切に処理しなければならない。
(戸籍サーバのアクセス管理)
第11条
保護管理者は、戸籍サーバへのアクセスに際して業務処理範囲に限定した権限の範囲で許可された操作者にＩＤ及びパスワードを設定し、付与しなければならない。
2
保護管理者は、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者に制限を設け、正当権限者以外の者からの利用を防止しなければならない。
3
戸籍サーバへのアクセスに関する履歴は、常時記録しなければならない。この場合において、保護管理者は、必要に応じて戸籍情報システム事業者に請求することで、その利用状況を確認しなければならない。
4
保護管理者は、緊急時の体制として、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者から即時にデータ保護管理者に連絡され、対応を協議する体制を設けなくてはならない。
(戸籍データのアクセス管理)
第12条
保護管理者は、戸籍データへのアクセスに際して業務処理範囲に限定した権限の範囲で許可された操作者にＩＤ及びパスワードを設定し、付与しなければならない。
2
保護管理者は、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者に制限を設け、正当権限者以外の者からの利用を防止しなければならない。
3
保護管理者は、戸籍情報システム事業者の戸籍データへのアクセスについては、緊急時の保守作業においてのみ許可し、ＩＤ及びパスワードを付与しなければならない。
4
戸籍データへのアクセスに関する履歴は、常時記録しなければならない。この場合において、保護管理者は、必要に応じて戸籍情報システム事業者に請求することで、その利用状況を把握しなければならない。
5
保護管理者は、緊急時の体制として、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者から即時にデータ保護管理者に連絡され、対応を協議する体制を設けなくてはならない。
(戸籍情報システムのアクセス管理)
第13条
保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。
2
戸籍情報システムのアクセス履歴は、常時記録しなければならない。この場合において、保護管理者は、必要に応じてその利用状況を確認しなければならない。
(アクセス権限の漏えい防止の措置)
第14条
戸籍サーバ、戸籍データ又は戸籍情報システムにそれぞれアクセスするためのＩＤ及びパスワードを付与された者は、ＩＤ及びパスワードが他者に漏れることがないよう適切に管理運用しなければならない。
2
保護管理者は、ＩＤ及びパスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に保管しなければならない。
3
保護管理者は、ＩＤ及びパスワードを当該者以外の者に漏らしてはならない。
4
取扱職員は、自己のＩＤ及びパスワードを他人に漏らしてはならない。
5
戸籍情報システム事業者は、ＩＤ及びパスワードを正当権限者以外の者に漏らしてはならない。
(取扱状況の把握)
第15条
保護管理者は、戸籍情報システム事業者に対し必要に応じて次の事項を請求し、取扱状況を把握しなければならない。
(1)
戸籍サーバの使用状況
(2)
戸籍データの管理状況
2
保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、戸籍情報システムの取扱状況を把握しなければならない。
(1)
戸籍情報システムの使用状況
(2)
端末装置の管理状況
(3)
戸籍事務室の管理状況
(4)
前3号に掲げるもののほか、戸籍情報システムの運用に関すること。
(端末機の操作)
第16条
端末機は、取扱職員でなければ操作することができない。
2
端末機の操作及び検索は、戸籍等事務に必要な場合以外に行ってはならない。
(機器及びソフト等の保管)
第17条
保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、戸籍情報システムに係る機器及びソフト等を管理しなければならない。
(戸籍データの重要性等についての研修の実施)
第18条
取扱責任者は、戸籍データの重要性、機密保持及びプライバシー保護に関する意識の高揚並びにシステム安全対策の推進を図るため、取扱職員に対する教育及び訓練計画を策定し、保護管理者の了承を得た後に研修を年1回以上実施しなければならない。
2
新たに取扱職員となった者に対する前項の研修については、できるだけ早い時期にこれを実施するものとする。
(会議)
第19条
戸籍データ保護の適切な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。
2
会議は、保護管理者が、戸籍データ保護に係る事務について、必要に応じ開催するものとする。
3
会議は、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。
4
会議の庶務は、戸籍年金係において処理する。
附 則
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。